Principal fundamento da Gestão do Tempo e o Profissional de Secretariado.

Muitas pessoas adorariam ter uma vida que fluísse diariamente conforme o planejado em suas agendas, no entanto, a pergunta que eu faço é: será que isso é realmente possível?

Ao persistir na leitura deste artigo, você irá entender que é possível ter uma vida mais leve quando se aprende sobre o principal fundamento da gestão do tempo...

Esse fundamento é o que dará condições para colocar em prática, por exemplo, uma rotina que você mesmo estabeleceu, e é isso que te impulsionará ao hábito de usar uma agenda e seguir o que foi programado.

O nome desse fundamento tão importante da gestão do tempo é o que chamamos de CRENÇAS!

Talvez nesse momento você esteja se perguntando onde a sua crença teria conexão com o ato de gerir o tempo, não é mesmo?

E, em resposta à sua pergunta, eu afirmo que existe uma profunda conexão, pois, somos diariamente guiados pelo que acreditamos!

Vamos entender melhor sobre isso?

Sobre este assunto, é importante dizer que quando falo em crença não estou me referindo a espiritualidade. Talvez você encontre na sua crença espiritual uma ligação com o que vou dizer a seguir, no entanto, a crença que abordo aqui é aquela que diariamente serve de base e verdades criadas por você a respeito de um determinado assunto.

Por exemplo, em relação ao tempo, eu gostaria que respondesse para si mesmo(a), qual crença você possui sobre ele? O que você pensa sobre o tempo que você tem disponível todos os dias?

Você diria que o seu tempo é valioso, ou você diria que o seu tempo é escasso?

É importante que você saiba, que a maioria das pessoas que conseguem fazer a própria gestão do tempo são aquelas que possuem crenças positivas a respeito do assunto.

Diante disto, quando você diz e acredita que seu tempo é valioso, naturalmente você se comportará com diligência nos seus afazeres, e a probabilidade de ter sucesso no que você executa será muito maior por conta da crença positiva que possui em relação ao tempo.

Por outro lado, se você acredita que o seu tempo é escasso, e eu não estou dizendo que de fato não seja, a sua crença levará a se sentir sempre fatigado(a) e, provavelmente, você irá justificar esse cansaço colocando a culpa em pessoas e em situações a fim de aliviar o fardo que a desorganização das atividades que precisa realizar promovem sobre você.

Por isso, quando a crença é negativa tudo se torna exaustivo e até o ato de separar um tempo para fazer a agenda – que é uma ação corriqueira da gestão do tempo – será uma tarefa difícil demais!

A ideia que trago para reflexão não se baseia na quantidade de afazeres que precisam ser realizados todos os dias, mas sim, sobre a disposição da sua mente e dos seus pensamentos a respeito do assunto.

Estudos mostram que o nosso cérebro acredita naquilo que mais comunicamos. Sendo assim, para mudar uma crença é necessário primeiro mudar o que falamos habitualmente.

A gestão do tempo começa dentro de você e não com o uso de uma agenda ou com o auxílio de um checklist. Isso é necessário, porém, secundário!

Sendo assim, de todas as dicas que você poderia receber neste artigo, a mais importante é esta: não tem como gerir bem o seu tempo se você acreditar que é uma tarefa difícil demais!

Seguindo com a nossa reflexão, neste momento eu te convido a pensar em um profissional que, além da própria gestão do tempo, precisa gerir o tempo e a agenda dos outros.

Você saberia me dizer a respeito de qual profissional eu estou me referindo?

Isso mesmo, estou falando do(a) Profissional da área de Secretariado!

Para quem não conhece as atribuições que este(a) profissional precisa executar diariamente em seu trabalho, vou listar algumas, a seguir¹:

• Organizar e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo.

• Despachar com seu chefe.

• Distribuir tarefas a seus auxiliares (se tiver).

• Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa.

• Atender a telefonemas, filtrando as ligações para seu chefe.

• Redigir correspondências.

• Digitar e reproduzir correspondências e outros documentos.

• Expedir correspondências.

• Protocolar documentos.

• Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos.

• Preparar e organizar reuniões.

• Tomar providências relativas às viagens dos executivos da organização.

Interessante, não é?

Como disse anteriormente, essas são apenas algumas das tarefas que esse profissional executa diariamente.

Agora, imagine se este profissional possuir uma crença negativa em reação ao tempo que tem disponível?

Se isso acontecer, este, estará fadado ao fracasso pois precisa aprender a gerir muito bem o seu tempo e o tempo/agenda de seus executivos.

Para concluir este artigo, quero dizer que, ainda que você tenha muitas atribuições para executar diariamente, é possível viver uma vida leve quando se compreende o principal fundamento da gestão do tempo, que são as CRENÇAS que carregamos conosco sobre ele.

Sobre a Autora: Luciani Lucas é Professora, Especialista em Gestão de Pessoas; Analista comportamental e Palestrante.

Lattes: http://lattes.cnpq.br/6666356813492917

Instagram: @prof.lucianilucas

E-mail: Luciani.lucas@hotmail.com

1. SANTOS, Julho Cesar dos. Secretariado – funções, atribuições e perfil profissional. BRASIL ESCOLA-UOL. Disponível em: <https://meuartigo.brasilescola.uol.com.br/administracao/secretariado-funcoes-atribuicoes-perfil-profissional.htm>. Acesso em: 20 Jul. 2023.

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