A importância da comunicação escrita assertiva como um diferencial competitivo na profissão de Secretariado Executivo: reflexões sobre a produção do gênero ofício.
Por: Taís Luciana Rovina
Publicado em: 28/09/2023
Quando consideramos o cenário social, do qual somos parte integrante, percebemos que o domínio de habilidades comunicativas passou a ser imperativo para aqueles que almejam as melhores colocações no mercado de trabalho. Nesse sentido, é possível inferir que esse domínio é requisito intrinsecamente relacionado ao sucesso pessoal e profissional, sobretudo, no contexto histórico atual.
Tendo em vista esse contexto, abrimos um breve debate com você, neste artigo, a respeito da comunicação escrita assertiva como diferencial para o profissional de Secretaria Executiva, pois, estes profissionais são formados, entre outras competências, para serem comunicadores eficazes, como demanda a profissão.
Inicialmente, convidamos você a considerar que “a linguagem é uma atividade humana cujas categorias observáveis se modificam no tempo e apresentam um funcionamento profundamente interdependente do tipo de contexto social em que ocorrem” (GARCEZ, 1998, p.46). Por este viés, sob um recorte no grande e rico acervo de registros acerca dos estudos sobre os processos que envolvem a comunicação humana, neste artigo trazemos uma discussão baseada na teoria dos gêneros textuais, e a respeito destes, debatemos sobre o gênero ofício, que é um tipo de carta comercial, cuja produção é de responsabilidade do profissional que atua no ramo de secretaria executiva e assessoramento.
Os gêneros textuais ou discursivos são, na linha de estudos bakhtinianos, os diversos textos com os quais todos temos contato em nossa vida diária, por meio das interações sociocomunicativas. Eles estão materializados em sociedade e contribuem para a comunicação assertiva em diferentes esferas, dentre elas os ambientes empresariais.
No ambiente empresarial, o gênero ofício tem atendido com excelência a exigência de comunicação empresarial formal, a qual é observada a respeito dos diversos assuntos e processos relativos a envio de convites, respostas oficiais, envio formalizado de solicitações, entre outros, uma vez que este elemento atende com excelência à demanda de interação entre as organizações, mais precisamente entre os seus representantes diretos.
O século XXI, com relação ao ambiente comunicativo, é marcado pela rapidez de informações e transformações tecnológicas. Neste contexto, os textos que permeiam o ambiente organizacional acompanham essa tendência, se materializando com estilo de escrita próprio, devendo o redator prezar pela objetividade e clareza – visando interpretação única, a partir de emprego de linguagem formal – e redigidos sob forma preestabelecida para a apresentação escrita.
Isso significa que os textos técnicos¹ devem ser escritos de maneira que atendam às necessidades do meio social em que circulam, quais sejam: esse grupo de textos percorre o ambiente de negócios e demanda cumprimento de particularidades próprias, as quais não se restringem somente à linguagem escrita, mas também à observação de características específicas que atendam às expectativas do meio linguístico-social. Um desafio para os profissionais que lidam com eles, não é?!
A correspondência é “um ato que se caracteriza pela troca de informação, [...] indica todas as formas de comunicação escrita que ligam indivíduos distantes com a finalidade de manterem uma troca de ideias” (MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p. 76). Essa forma de comunicação escrita, ainda que os avanços tecnológicos ofereçam opções mais ágeis de interação, não caiu em desuso e é muito utilizada pelas organizações empresariais, denominada nesse contexto de uso como correspondência ou carta comercial.
Dentre os motivos de uso da correspondência comercial, está o fato de ela oferecer grande respaldo aos interlocutores, uma vez que serve, entre outros aspectos, para o fechamento de negócios. Nesse contexto, a redação de uma carta comercial apresenta marcas textuais de exigência de resposta por parte do receptor/destinatário, dessa forma, é um recurso bastante utilizado pelas empresas, hoje manifestada em suportes físico (papel) e virtual (e-mail), para a interação com seus pares e com objetivos comunicacionais diversificados.
O ofício é um desdobramento da carta comercial. Esse gênero discursivo atende à necessidade de interação entre as organizações, via comunicação direta com seus oficiais representantes. Assim, no que se refere ao seu emissor/locutor, destacamos que este tem posição considerada de prestígio social, pois atua em seu meio com representatividade institucional. Considerando tal representatividade, a temática que percorre o gênero discursivo ofício tem caráter oficial. Em se tratando da utilização cotidiana deste gênero, as instituições organizacionais recorrem ao ofício para envio de convite para eventos, respostas oficiais, solicitações, entre outros assuntos, que devem ser tratados individualmente, ou seja, há obrigatoriedade de redação de um novo ofício para um novo assunto a ser tratado.
Com relação ao estilo verbal deste gênero discursivo, indiscutivelmente, este se concentra em “controle, formalismo, impessoalidade, racionalização e profissionalismo” (SILVEIRA, 2005, p. 113). Tais características são bastante marcantes, tanto no emissor, quanto no receptor, uma vez que é feito uso de linguagem e forma muito padronizadas neste gênero, inclusive podendo ser consultadas em manuais desenvolvidos como apoio para os profissionais que têm sob sua responsabilidade a redação do ofício e/ou aqueles que necessitam comunicar-se por meio desse gênero discursivo.
Com relação à estrutura, o gênero ofício “é uma variedade do complexo gênero cartas” (SILVEIRA, 2005, p. 118). Esta afirmação permite inferir que o ofício traz consigo características de interação/conversação entre interlocutores, elementos estruturais comuns à carta, tais como marcação do local e data, vocativo, corpo do texto, elemento de despedida e assinatura (além dos elementos cabeçalho e epígrafe com o número do ofício, obrigatórios estruturalmente nesse gênero discursivo).
Tendo em vista que o ofício serve de instrumento de comunicação entre os representantes oficiais de organizações diversas, pressupõe-se que este gênero discursivo é carregado de intencionalidade comunicativa, isso significa que os conteúdos são abordados com vistas a atender ao propósito comunicativo, por exemplo, a oficialização de uma solicitação, a formalização de um convite e o envio de uma resposta formal referente a um ofício previamente recebido.
Por outro lado, quando nos colocamos em uma ocasião de resposta a um ofício recebido previamente, precisamos ter o cuidado de retomar a situação a qual foi mencionada na ocasião do documento motivador para a emissão de tal resposta e buscar imprimir na escrita (corpo do texto) um posicionamento sobre, de modo que o nosso interlocutor não tenha dúvida acerca da resposta que está recebendo, sempre prezando pela cortesia ao fazer as escolhas lexicais.
Nas situações comunicativas, a estrutura do ofício se mantém com o propósito comunicativo definido e apresenta-se “como um ‘esquema tático’ com movimentos que funcionam como ‘lances’ para buscar e legitimar um determinado fim” (SILVEIRA, 2005, p. 134). Assim, a estrutura composicional deste gênero discursivo se mostra devidamente estabelecida, mesmo que a sequência discursiva se altere em virtude dos variados propósitos do responsável que assina esse documento, e os profissionais redatores de ofícios devem obedecer a tal estrutura.
Dessa forma, conhecer os elementos que estruturam a comunicação e saber articulá-los, tanto na fala, como na escrita, é um fator que muito contribui para o êxito pessoal e profissional no campo do secretariado executivo, o qual tem sobre a sua responsabilidade (entre outras não menos importantes) a redação de textos oficiais. Dessa forma, a comunicação assertiva passa a ser um requisito valorizado e esperado desse profissional, que precisa se comunicar de maneira mais assertiva possível. Um grande desafio, certo? Mas, totalmente possível de ser alcançado quando nos dedicados a conquistá-lo!
Espero ter instigado você a saber mais sobre o assunto e deixo uma sugestão: procure conhecer o valor primário e secundário do gênero ofício no que se refere ao seu valor enquanto um arquivo importante não somente para a história da organização empresarial, mas também, entre outros exemplos, como uma possível prova a ser apresentada em uma determinada situação.
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1 Textos técnicos: Termo empregado para identificação grupo de textos pertencentes à Redação Técnica, ou Redação Oficial.
Sobre a autora: Taís Rovina é mestranda em estudos linguísticos no Programa de Pós-Graduação em Letras da Universidade Estadual de Maringá, na linha de pesquisa sobre estudos linguísticos. É especialista em Docência no Ensino Superior: Tecnologias Educacionais e Inovação; Especialista em Leitura e Produção Textual; Especialista em Gestão Educacional - Administração, Supervisão e Orientação - todas pela Unicesumar. Graduada em Letras - Português e Inglês pelo Centro de Ensino Superior de Maringá e graduada em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade Estadual de Maringá - Cartão de Registro Profissional nº2383/PR. Atualmente é professora mediadora no Centro de Ensino Superior de Maringá NEAD (Núcleo de educação a distância). Além do trabalho docente, possui experiência na produção de materiais didáticos, na elaboração de questões para atividades de estudos e avaliações. Atua, também, em bancas de elaboração de questões para concurso público.
Instagram: @taisrovina
REFERÊNCIAS:
BAKHTIN, M. Os gêneros do discurso. In: estética da criação verbal. São Paulo: Martins Fontes, 1992, p.275-326.
GARCEZ, Lucélia: A escrita e o outro. UNB. Brasília, 1998.
MEDEIROS, João B; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária: técnicas de trabalho. 12ª ed. São Paulo: Atlas, 2010.
SILVEIRA, Maria Inez M. Análise de gênero textual: concepção sócio-retórica. Maceió: Edufal, 2005, 226p.
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